Unser Anspruch

Effektive Versammlungen – digital unterstützt

Versammlungen zu planen und durchzuführen ist oft mit hohem organisatorischem Aufwand verbunden. Teilnehmerlisten müssen gepflegt, Mandate geprüft und Stimmrechte korrekt vergeben werden. Kurz vor der Versammlung kommen häufig noch Änderungen hinzu, während der Veranstaltung Abstimmungen, Wortmeldungen und Anträge strukturiert gesteuert werden müssen.

Gerade bei Online- oder Hybridversammlungen kommen zusätzliche technische und organisatorische Herausforderungen hinzu.

Mit meetingswitch wird dieser Prozess deutlich einfacher.
Unsere Plattform unterstützt Sie von der Einladung bis zur Beschlussdokumentation und sorgt dafür, dass organisatorische Aufgaben automatisiert und transparent ablaufen.

Das bedeutet für Sie:
- klare Teilnehmer- und Mandatsverwaltung
- rechtssichere Abstimmungen ohne manuelles Auszählen
- strukturierter Ablauf der Versammlung
- einfache Durchführung von Online- und Hybridversammlungen
- weniger organisatorischer Aufwand für Ihr Team

So bleibt mehr Raum für das Wesentliche: den Austausch, die Diskussion und fundierte Entscheidungen in Ihrer Versammlung.

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Unsere Leistungen

Unsere Leistungen orientieren sich am typischen Ablauf einer Versammlung - von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Beschlussdokumentation.

Teilnehmerliste importieren und Mandate vergeben/prüfen

Ein nächster Schritt zum Versammlungsglück ist die Definition der Teilnehmergruppen mit den jeweils zuzuweisenden Mandaten. Wer ist zum Beispiel abstimmberechtigt? Wie sind die Stimmgewichte? Unser System erlaubt Ihnen den Import beliebig vieler Teilnehmerlisten mit zugeordneten Mandaten. Alle Daten für den Teilnehmer sind für Sie in Echtzeit einzusehen und zu bearbeiten. Das gibt Ihnen eine gute Grundlage, Ihre Veranstaltung effizient zu gestalten und durchzuführen.

Teilnehmerverwaltung Teilnehmergruppen

Tagesordnung erstellen

Setzen Sie Effektivität auch auf die Tagesordnung! Bei unseren Versammlungslösungen lassen sich Tagesordnungspunkte auch noch im laufenden Betrieb ändern, ergänzen oder verschieben. Und natürlich Redelisten für jeden TOP einbringen, Anträge mit Antragsteller und Antragstext erfassen, ein Q+A Modul für Hybrid- und Livestream-Veranstaltungen integrieren oder die Tagesordnung automatisch an die Teilnehmer per E-Mail versenden. Alles mit wenig Aufwand und absolut papierlos. Und die Nummerierung der Tagesordnungspunkte erfolgt automatisch – auch nach jeder Änderung bzw. Ergänzung. Für jeden Teilnehmer zu sehen auf der Eventwebseite, die für Ihre Versammlung geschaltet ist.

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Teilnehmerliste fristgerecht einladen

Zeitaufwändiger und kostenintensiver Postversand war gestern. Machen Sie es sich leicht und verschicken Sie Ihre Einladungen als E-Mails direkt aus unserem System an die Teilnehmer. Datei-Anhänge inklusive. Die Empfänger lassen sich nach Teilnehmergruppen selektieren und mit unterschiedlichen Textvorlagen pro Gruppe ansprechen. In der Teilnehmerhistorie sehen Sie den ausführlichen Sendungsverlauf, der auch ein gezieltes Nachfassen anhand des jeweiligen Teilnehmer-Status ermöglicht.

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Teilnehmer verwalten

Mit unserem Modulsystem haben Sie so etwas wie ein Schweizer Offiziersmesser in der Hand. Ein weithin bekanntes, leistungsstarkes Werkzeug für Effektivität. Es löst eine Vielzahl von Aufgaben komplett aus einer Hand. Statt Management by Excel verwalten Sie in meetingswitch mit unseren digitalen Tools schnell, unkompliziert und effizient die Information der Teilnehmer, ihre Anwesenheit, das Rechtemanagement, Stimmabgabe und die gesamte Kommunikation.

Eventwebseite Teilnehmerverwaltung Teilnehmergruppen E-Mail an Teilnehmer Zimmerkontingente Tickets

Check-In vor Ort

Die effektive Versammlungslösung von meetingswitch hört vor der Eingangstür Ihrer Veranstaltung noch lange nicht auf. Mit den zur Verfügung gestellten Stimmgeräten für die Teilnehmer, z.B. iPads, wird die Anwesenheit automatisch im System erfasst und das jeweilige Stimmrecht vergeben. So ist eine fehlerfreie Anwesenheitskontrolle gewährleistet und es kann während der Versammlung zu keinen Verwechslungen oder Unstimmigkeiten kommen.

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Versammlung durchführen mit digitalen Abstimmungen und Wahlen

Vergessen Sie Stimmkarten, Antragsmappen oder mühseliges Auszählen abgegebener Stimmen. Effektive Versammlungslösungen verschlanken und vereinfachen Ihre Abläufe, minimieren Fehlerquellen und lassen in Echtzeit alle Funktionen einer interaktiven Teilnahme nutzen. Ganz gleich, ob die Teilnehmer vor Ort sind oder dezentral verteilt in einer Hybridveranstaltung oder als virtuelle Versammlung zusammengeschaltet. Mit meetingswitch managen Sie Ihre Veranstaltung digital, papierlos, mit geringem Zeit- und deutlich reduziertem Kostenaufwand und dazu datenschutz- und rechtskonform.

Eventwebseite Umfragen und Abstimmungen Projektoren Anträge Redebeiträge Q&A Teilnehmerverwaltung Teilnehmergruppen Mandatsprüfung

Protokolle und Anwesenheitsliste exportieren

Die Frage nach einem geeigneten Schriftführer für Ihre Versammlung erübrigt sich weitestgehend (es sei denn, Wortprotokolle sind zu führen). Denn unser System übernimmt auch diese Aufgabe auf Knopfdruck. Da alle relevanten Informationen bereits enthalten sind, können Protokolle, Teilnehmergruppen, Abstimmungsergebnisse oder die Tagesordnung in Sekundenschnelle ausgeliefert werden. Die Daten werden DSGVO-konform archiviert, so dass sie auch noch zu späteren Zeiten wieder abrufbar sind. Auch eine effektive Versammlungslösung, wenn sämtliche Abstimmungsergebnisse, selbst aus Vorjahren, bei meetingswitch schnell zur Verfügung stehen.

Umfragen und Abstimmungen Teilnehmerverwaltung Reporting

meetingswitch nutzen – Unterstützung bei Bedarf

Software-Suite für Ihr Team

Über unsere Plattform organisieren Sie Ihre Versammlung eigenständig - von der Einladung bis zur Beschlussdokumentation.
Teilnehmer verwalten, Mandate prüfen, Abstimmungen durchführen und Ergebnisse dokumentieren: Alle wichtigen Funktionen stehen Ihrem Team zentral in einem System zur Verfügung.

Unterstützung durch meetingswitch

Auf Wunsch unterstützen wir Sie auch bei der Vorbereitung und Durchführung Ihrer Versammlung. Unsere Fachkräfte helfen bei der Planung, begleiten die Veranstaltung technisch und stehen bei Bedarf auch während der Versammlung zur Seite.
So können Sie sich ganz auf Inhalte, Diskussionen und Entscheidungen konzentrieren - während meetingswitch den organisatorischen Ablauf im Hintergrund unterstützt.

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Kosten & Preisbeispiele

ab

499 €

pro Versammlung

Preisbeispiel erhalten

Jede Versammlung ist unterschiedlich - abhängig von Teilnehmerzahl, Veranstaltungsformat und gewünschtem Funktionsumfang.
Sie erhalten von uns deshalb immer eine passende Konfiguration für Ihre konkrete Versammlung.

Zur Orientierung:
Typische Versammlungen bewegen sich in einem Rahmen von 700 € bis 2.500 € - je nach Funktionsumfang und Veranstaltungsform (Präsenz, Online oder Hybrid).

Kundenmeinungen

Eine Auswahl unserer Kunden und maßgeschneiderter Lösungen

Deutsche Gesellschaft für Ernährung

Technische Durchführung der Jahresversammlungen inklusive Teilnehmerverwaltung und Abstimmungsmanagement.

Berufsverband der Frauenärzte

Planung und Durchführung der Jahreshauptversammlungen mit sicherer digitaler Abstimmung und Echtzeit-Dokumentation.

IG Bauen-Agrar-Umwelt

Technische Lösungen für die Bezirksverbände und den Gewerkschaftstag, inklusive Wahlmanagement, Antragsverwaltung und Anwesenheitsdokumentation.

Deutscher Wasserstoff-Verband (DWV) e.V.

Bereitstellung einer zuverlässigen technischen Plattform für die Jahreshauptversammlung und kontinuierliche Umlaufbeschlüssen.

Deutsche Tolkien Gesellschaft

Durchführung der Jahreshauptversammlungen über unsere Plattform und ganzjährige Organisation von Online-Lesungen aus Tolkien-Büchern.

Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen

Über uns

Profilbild Kati SchwitzkiWir verstehen uns als Spezialisten für effektive Lösungen und als solche sind wir manchmal auch unangenehme Fragesteller. Wenn wir in Ihr Thema einsteigen, und dafür nehmen wir uns genügend Zeit, wollen wir alle individuellen Gegebenheiten und Besonderheiten für unsere Planung erfassen. Damit wir unsere Technik und die betreuenden Mitarbeiter perfekt darauf einstellen können. Und das kann manchmal auch zu Fragen führen, die sich nicht auf die Schnelle beantworten lassen. So sind wir eben: ein bisschen die Perfektionisten im Streben nach höchstmöglicher Effektivität und Arbeitseffizienz, wo andere eher auf Größe und vorgeformte Lösungen setzen, um economies of scale zu erzielen.

Unsere Softwarelösungen für ein effizienteres Group Business wollen helfen, Menschen zusammen zu bringen, damit ihre Potentiale auf Versammlungen, Kongressen, Tagungen, Roadshows oder in Seminaren genutzt und weiterentwickelt werden können.

Unsere vielfältigen Erfahrungen im Veranstaltungsmarkt sind dabei eine sichere und inspirierende Grundlage, auf der unsere Lösungen aufbauen. Und unser Service stellt Ihre Zufriedenheit immer an die erste Stelle - unabhängig davon, ob Ihre Installation nicht richtig funktioniert oder ein anderes Problem vorliegt.

» Kati Schwitzki, Solutions Managerin

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