Effektive Versammlungslösungen

Veranstaltungsort finden

Ausgangspunkt aller Überlegungen und Planungen. Wir bringen für Sie Raum und Zeit nach Ihren Anforderungen zusammen und vermitteln Ihnen passende Tagungs- und Seminarhotels, interessante Locations oder, wenn Sie es eine Nummer größer brauchen, auch Kongresscenter.

Anbieterdatenbank

In unserer Datenbank sind über 300.000 Anbieter weltweit mit allen relevanten Planungsdaten gelistet und stehen auf Abruf zur Verfügung. Allein für Deutschland haben Sie die Wahl unter 20.000 Adressen, von Stadthalle bis Kongresscenter.

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Ausschreibungen

Mit unserer effizienzbasierten Software erfassen Sie Ihre Anforderungen zentral und starten auf Knopfdruck Ausschreibungen an mehrere Zieladressen. So erhalten Sie vergleichbare Angebote, können Preise 1:1 abgleichen und Antworten der Adressaten immer wieder nachhalten.

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Teilnehmerliste importieren und Mandate vergeben/prüfen

Ein nächster Schritt zum Versammlungsglück ist die Definition der Teilnehmergruppen mit den jeweils zuzuweisenden Mandaten. Wer ist zum Beispiel abstimmberechtigt? Wie sind die Stimmgewichte? Unser System erlaubt Ihnen den Import beliebig vieler Teilnehmerlisten mit zugeordneten Mandaten. Alle Daten für den Teilnehmer sind für Sie in Echtzeit einzusehen und zu bearbeiten. Das gibt Ihnen eine gute Grundlage, Ihre Veranstaltung effizient zu gestalten und durchzuführen.

Teilnehmerverwaltung Teilnehmergruppen

Tagesordnung erstellen

Setzen Sie Effektivität auch auf die Tagesordnung! Bei unseren Versammlungslösungen lassen sich Tagesordnungspunkte auch noch im laufenden Betrieb ändern, ergänzen oder verschieben. Und natürlich Redelisten für jeden TOP einbringen, Anträge mit Antragsteller und Antragstext erfassen, ein Q+A Modul für Hybrid- und Livestream-Veranstaltungen integrieren oder die Tagesordnung automatisch an die Teilnehmer per E-Mail versenden. Alles mit wenig Aufwand und absolut papierlos. Und die Nummerierung der Tagesordnungspunkte erfolgt automatisch – auch nach jeder Änderung bzw. Ergänzung. Für jeden Teilnehmer zu sehen auf der Eventwebseite, die für Ihre Versammlung geschaltet ist.

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Teilnehmerliste fristgerecht einladen

Zeitaufwändiger und kostenintensiver Postversand war gestern. Machen Sie es sich leicht und verschicken Sie Ihre Einladungen als E-Mails direkt aus unserem System an die Teilnehmer. Datei-Anhänge inklusive. Die Empfänger lassen sich nach Teilnehmergruppen selektieren und mit unterschiedlichen Textvorlagen pro Gruppe ansprechen. In der Teilnehmerhistorie sehen Sie den ausführlichen Sendungsverlauf, der auch ein gezieltes Nachfassen anhand des jeweiligen Teilnehmer-Status ermöglicht.

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Teilnehmer verwalten

Mit unserem Modulsystem haben Sie so etwas wie ein Schweizer Offiziersmesser in der Hand. Ein weithin bekanntes, leistungsstarkes Werkzeug für Effektivität. Es löst eine Vielzahl von Aufgaben komplett aus einer Hand. Statt Management by Excel verwalten Sie in meetingswitch mit unseren digitalen Tools schnell, unkompliziert und effizient die Information der Teilnehmer, ihre Anwesenheit, das Rechtemanagement, Stimmabgabe und die gesamte Kommunikation.

Eventwebseite Teilnehmerverwaltung Teilnehmergruppen E-Mail an Teilnehmer Zimmerkontingente Tickets

Check-In vor Ort

Die effektive Versammlungslösung von meetingswitch hört vor der Eingangstür Ihrer Veranstaltung noch lange nicht auf. Mit den zur Verfügung gestellten Stimmgeräten für die Teilnehmer, z.B. iPads, wird die Anwesenheit automatisch im System erfasst und das jeweilige Stimmrecht vergeben. So ist eine fehlerfreie Anwesenheitskontrolle gewährleistet und es kann während der Versammlung zu keinen Verwechslungen oder Unstimmigkeiten kommen.

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Versammlung durchführen mit digitalen Abstimmungen und Wahlen

Vergessen Sie Stimmkarten, Antragsmappen oder mühseliges Auszählen abgegebener Stimmen. Effektive Versammlungslösungen verschlanken und vereinfachen Ihre Abläufe, minimieren Fehlerquellen und lassen in Echtzeit alle Funktionen einer interaktiven Teilnahme nutzen. Ganz gleich, ob die Teilnehmer vor Ort sind oder dezentral verteilt in einer Hybridveranstaltung oder als virtuelle Versammlung zusammengeschaltet. Mit meetingswitch managen Sie Ihre Veranstaltung digital, papierlos, mit geringem Zeit- und deutlich reduziertem Kostenaufwand und dazu datenschutz- und rechtskonform.

Eventwebseite Umfragen und Abstimmungen Projektoren Anträge Redebeiträge Q&A Teilnehmerverwaltung Teilnehmergruppen Mandatsprüfung

Protokolle und Anwesenheitsliste exportieren

Die Frage nach einem geeigneten Schriftführer für Ihre Versammlung erübrigt sich weitestgehend (es sei denn, Wortprotokolle sind zu führen). Denn unser System übernimmt auch diese Aufgabe auf Knopfdruck. Da alle relevanten Informationen bereits enthalten sind, können Protokolle, Teilnehmergruppen, Abstimmungsergebnisse oder die Tagesordnung in Sekundenschnelle ausgeliefert werden. Die Daten werden DSGVO-konform archiviert, so dass sie auch noch zu späteren Zeiten wieder abrufbar sind. Auch eine effektive Versammlungslösung, wenn sämtliche Abstimmungsergebnisse, selbst aus Vorjahren, bei meetingswitch schnell zur Verfügung stehen.

Umfragen und Abstimmungen Teilnehmerverwaltung Reporting