Unser Anspruch

Effektivität ist unsere Leidenschaft. Effektive Versammlungslösungen sind unser Ziel.

Zwei Ansprüche, die in der Vergangenheit nicht immer in Einklang zu bringen waren, haben wir zu einer neuen Wirksamkeit zusammengeführt. Geht es doch heute darum, Kommunikationslösungen mit Hilfe digitaler High-Performance-Technik zu optimieren und den teilnehmenden Parteien und Menschen größtmöglichen Raum für persönlichen Austausch und Engagement zu gewährleisten. Das Ergebnis sind individuell geplante und organisierte Versammlungslösungen, die auf unterschiedlichen Ebenen Erfahrungsaustausch, Interaktionen, nachhaltige Teilnehmererlebnisse schaffen und Sie als Veranstalter durch optimierte Prozesse finanziell wie organsitorisch entlasten.
Sei es bei einer Präsenversammlung, virtuellen oder Hybridveranstaltung.
Effektive Versammlungslösung by meetingswitch steht immer für bestmögliche Zielerreichung, Komplettlösung von der Event-Website bis zur Ergebnisdokumentation und für die Faszination digitaler Möglichkeiten.

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Unsere Leistungen

Für höchstmögliche Effektivität Ihrer Versammlung geben wir alles: von Locationsuche bis zur Ergebnisdokumentation.


Veranstaltungsort finden

Ausgangspunkt aller Überlegungen und Planungen. Wir bringen für Sie Raum und Zeit nach Ihren Anforderungen zusammen und vermitteln Ihnen passende Tagungs- und Seminarhotels, interessante Locations oder, wenn Sie es eine Nummer größer brauchen, auch Kongresscenter.

Anbieterdatenbank

In unserer Datenbank sind über 300.000 Anbieter weltweit mit allen relevanten Planungsdaten gelistet und stehen auf Abruf zur Verfügung. Allein für Deutschland haben Sie die Wahl unter 20.000 Adressen, von Stadthalle bis Kongresscenter.

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Ausschreibungen

Mit unserer effizienzbasierten Software erfassen Sie Ihre Anforderungen zentral und starten auf Knopfdruck Ausschreibungen an mehrere Zieladressen. So erhalten Sie vergleichbare Angebote, können Preise 1:1 abgleichen und Antworten der Adressaten immer wieder nachhalten.

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Teilnehmerliste importieren und Mandate vergeben/prüfen

Ein nächster Schritt zum Versammlungsglück ist die Definition der Teilnehmergruppen mit den jeweils zuzuweisenden Mandaten. Wer ist zum Beispiel abstimmberechtigt? Wie sind die Stimmgewichte? Unser System erlaubt Ihnen den Import beliebig vieler Teilnehmerlisten mit zugeordneten Mandaten. Alle Daten für den Teilnehmer sind für Sie in Echtzeit einzusehen und zu bearbeiten. Das gibt Ihnen eine gute Grundlage, Ihre Veranstaltung effizient zu gestalten und durchzuführen.

Teilnehmerverwaltung Teilnehmergruppen


Tagesordnung erstellen

Setzen Sie Effektivität auch auf die Tagesordnung! Bei unseren Versammlungslösungen lassen sich Tagesordnungspunkte auch noch im laufenden Betrieb ändern, ergänzen oder verschieben. Und natürlich Redelisten für jeden TOP einbringen, Anträge mit Antragsteller und Antragstext erfassen, ein Q+A Modul für Hybrid- und Livestream-Veranstaltungen integrieren oder die Tagesordnung automatisch an die Teilnehmer per E-Mail versenden. Alles mit wenig Aufwand und absolut papierlos. Und die Nummerierung der Tagesordnungspunkte erfolgt automatisch – auch nach jeder Änderung bzw. Ergänzung. Für jeden Teilnehmer zu sehen auf der Eventwebseite, die für Ihre Versammlung geschaltet ist.

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Teilnehmerliste fristgerecht einladen

Zeitaufwändiger und kostenintensiver Postversand war gestern. Machen Sie es sich leicht und verschicken Sie Ihre Einladungen als E-Mails direkt aus unserem System an die Teilnehmer. Datei-Anhänge inklusive. Die Empfänger lassen sich nach Teilnehmergruppen selektieren und mit unterschiedlichen Textvorlagen pro Gruppe ansprechen. In der Teilnehmerhistorie sehen Sie den ausführlichen Sendungsverlauf, der auch ein gezieltes Nachfassen anhand des jeweiligen Teilnehmer-Status ermöglicht.

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Teilnehmer verwalten

Mit unserem Modulsystem haben Sie so etwas wie ein Schweizer Offiziersmesser in der Hand. Ein weithin bekanntes, leistungsstarkes Werkzeug für Effektivität. Es löst eine Vielzahl von Aufgaben komplett aus einer Hand. Statt Management by Excel verwalten Sie in meetingswitch mit unseren digitalen Tools schnell, unkompliziert und effizient die Information der Teilnehmer, ihre Anwesenheit, das Rechtemanagement, Stimmabgabe und die gesamte Kommunikation.

Eventwebseite Teilnehmerverwaltung Teilnehmergruppen E-Mail an Teilnehmer Zimmerkontingente Tickets


Check-In vor Ort

Die effektive Versammlungslösung von meetingswitch hört vor der Eingangstür Ihrer Veranstaltung noch lange nicht auf. Mit den zur Verfügung gestellten Stimmgeräten für die Teilnehmer, z.B. iPads, wird die Anwesenheit automatisch im System erfasst und das jeweilige Stimmrecht vergeben. So ist eine fehlerfreie Anwesenheitskontrolle gewährleistet und es kann während der Versammlung zu keinen Verwechslungen oder Unstimmigkeiten kommen.

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Versammlung durchführen mit digitalen Abstimmungen und Wahlen

Vergessen Sie Stimmkarten, Antragsmappen oder mühseliges Auszählen abgegebener Stimmen. Effektive Versammlungslösungen verschlanken und vereinfachen Ihre Abläufe, minimieren Fehlerquellen und lassen in Echtzeit alle Funktionen einer interaktiven Teilnahme nutzen. Ganz gleich, ob die Teilnehmer vor Ort sind oder dezentral verteilt in einer Hybridveranstaltung oder als virtuelle Versammlung zusammengeschaltet. Mit meetingswitch managen Sie Ihre Veranstaltung digital, papierlos, mit geringem Zeit- und deutlich reduziertem Kostenaufwand und dazu datenschutz- und rechtskonform.

Eventwebseite Umfragen und Abstimmungen Projektoren Anträge Redebeiträge Q&A Teilnehmerverwaltung Teilnehmergruppen Mandatsprüfung


Protokolle und Anwesenheitsliste exportieren

Die Frage nach einem geeigneten Schriftführer für Ihre Versammlung erübrigt sich weitestgehend (es sei denn, Wortprotokolle sind zu führen). Denn unser System übernimmt auch diese Aufgabe auf Knopfdruck. Da alle relevanten Informationen bereits enthalten sind, können Protokolle, Teilnehmergruppen, Abstimmungsergebnisse oder die Tagesordnung in Sekundenschnelle ausgeliefert werden. Die Daten werden DSGVO-konform archiviert, so dass sie auch noch zu späteren Zeiten wieder abrufbar sind. Auch eine effektive Versammlungslösung, wenn sämtliche Abstimmungsergebnisse, selbst aus Vorjahren, bei meetingswitch schnell zur Verfügung stehen.

Umfragen und Abstimmungen Teilnehmerverwaltung Reporting


Starten Sie jetzt!

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99 €

pro Monat

oder Angebot für Einzelveranstaltungen

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Holen Sie sich jetzt unsere kostenlose Produktpräsentation auf den Bildschirm und erleben Sie wie Versammlungen mit meetingswitch zu perfekt orchestrierten Veranstaltungen werden. Effizient durchgeführt, sicher und schnell zum Ziel geführt. Datenschutz und Rechtskonformität sind durch unsere Serverstandorte in Deutschland stets gewährleistet. Und auf Zuverlässigkeit und Stabilität unserer Software, unsere Eigenentwicklung mit hoher Praxisrelevanz und vielfältiger Bewährung, können Sie ebenso vertrauen wie auf fachliche Kompetenz unserer Mitarbeiter, die Sie bei Ihrer meetingswitch-Versammlung begleiten werden. Effektivität ist halt unsere Leidenschaft.


Kundenmeinungen

Eine Auswahl unserer Kunden und maßgeschneiderter Lösungen

Deutsche Gesellschaft für Ernährung

Technische Durchführung der Jahresversammlungen inklusive Teilnehmerverwaltung und Abstimmungsmanagement.

Berufsverband der Frauenärzte

Planung und Durchführung der Jahreshauptversammlungen mit sicherer digitaler Abstimmung und Echtzeit-Dokumentation.

IG Bauen-Agrar-Umwelt

Technische Lösungen für die Bezirksverbände und den Gewerkschaftstag, inklusive Wahlmanagement, Antragsverwaltung und Anwesenheitsdokumentation.

Deutscher Wasserstoff-Verband (DWV) e.V.

Bereitstellung einer zuverlässigen technischen Plattform für die Jahreshauptversammlung und kontinuierliche Umlaufbeschlüssen.

Deutsche Tolkien Gesellschaft

Durchführung der Jahreshauptversammlungen über unsere Plattform und ganzjährige Organisation von Online-Lesungen aus Tolkien-Büchern.

Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen

Sie haben die Wahl

Software-Suite für Ihr Team

Sie können unsere Technik mit entsprechenden Zugangsmodalitäten selbst bedienen und werden dabei feststellen, wie unkompliziert und intuitiv die Arbeit mit den vielfältigen Tools unserer effizienzbasierten Software ist.

Als Service durch meetingswitch

Die effektivste Lösung ist natürlich, wenn Sie uns mit der Begleitung Ihrer Versammlung beauftragen. Sie bekommen einen Rundum-Service mit Beratung vor der Versammlung, technischer Betreuung während der Veranstaltung und ausgewiesener Expertise in Sachen „Effektive Versammlungslösungen“. Um technische Details brauchen Sie sich nicht zu kümmern, können sich voll und ganz auf die inhaltliche Gestaltung Ihrer Veranstaltung und das Teilnehmermanagment konzentrieren und unser Sorglos-Paket genießen.

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Über uns

Profilbild Kati SchwitzkiWir verstehen uns als Spezialisten für effektive Lösungen und als solche sind wir manchmal auch unangenehme Fragesteller. Wenn wir in Ihr Thema einsteigen, und dafür nehmen wir uns genügend Zeit, wollen wir alle individuellen Gegebenheiten und Besonderheiten für unsere Planung erfassen. Damit wir unsere Technik und die betreuenden Mitarbeiter perfekt darauf einstellen können. Und das kann manchmal auch zu Fragen führen, die sich nicht auf die Schnelle beantworten lassen. So sind wir eben: ein bisschen die Perfektionisten im Streben nach höchstmöglicher Effektivität und Arbeitseffizienz, wo andere eher auf Größe und vorgeformte Lösungen setzen, um economies of scale zu erzielen.

Unsere Softwarelösungen für ein effizienteres Group Business wollen helfen, Menschen zusammen zu bringen, damit ihre Potentiale auf Veranstaltungen, Kongressen, Tagungen, Roadshows oder in Seminaren genutzt und weiterentwickelt werden können.

Unsere vielfältigen Erfahrungen im Veranstaltungsmarkt sind dabei eine sichere und inspirierende Grundlage, auf der unsere Lösungen aufbauen. Und unser Service stellt Ihre Zufriedenheit immer an die erste Stelle – unabhängig davon, ob Ihre Installation nicht richtig funktioniert oder ein anderes Problem vorliegt.

» Kati Schwitzki, Solutions Managerin

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